Σε κάθε σύστημα franchise, το ετήσιο συνέδριο αποτελεί σημαντικό γεγονός επικοινωνίας, ανταλλαγής πληροφοριών, μια γιορτή συνεύρεσης όλων των συντελεστών του δικτύου. Σ’ αυτό το άρθρο, παρατίθενται κάποιες υποδείξεις σχετικά με την αποτελεσματική οργάνωση και λειτουργία των συνεδρίων.
Τo ετήσιο συνέδριο πρέπει να αποτελεί για κάθε σύστημα franchise μία από τις σπουδαιότερες εκδηλώσεις της χρονιάς. Τα ετήσια συνέδρια δίνουν την ευκαιρία στους franchisees να ανταλλάξουν απόψεις με τον franchisor, να μάθουν, να βελτιώσουν τις ικανότητές τους, να χτίσουν δεσμούς εμπιστοσύνης και ομαδικότητας και φυσικά να διασκεδάσουν. Αλλά γιατί τότε τόσα συνέδρια franchise αποτυγχάνουν να προσδώσουν τα αναμενόμενα;
Δεν είναι λίγες οι εταιρίες που γεύτηκαν αποτυχίες και απογοητεύσεις στην προσπάθειά τους να οργανώσουν συνέδρια franchise. Μακροχρόνια, όμως, τα λάθη λειτούργησαν εποικοδομητικά, με αποτέλεσμα όχι μόνο να οργανώνονται επιτυχημένα ετήσια συνέδρια, αλλά και να διαχέονται ουσιώδεις πληροφορίες καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους· πληροφορίες που βοηθούν στη χάραξη συγκροτημένης στρατηγικής και που συντελούν στη συνεχή βελτίωση των διαδικασιών και των δραστηριοτήτων της εταιρίας.
Σκοπός Συνεδρίου
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να καθοριστεί κατά το σχεδιασμό ενός συνεδρίου franchise είναι ο σκοπός του. Χρειάζεται να αποσαφηνισθεί ποιο θα είναι το όφελος για το σύστημα franchise, για τους franchisees και τους συνεργάτες. Όλα τα υπόλοιπα ακολουθούν…
Τα συνέδρια δεν ενδείκνυνται για ανάλυση προβλημάτων του συστήματος franchise. Τα όποια προβλήματα πρέπει να διευθετούνται τη στιγμή που εντοπίζονται. Δεν είναι συνετό να περιμένουμε την επίλυσή τους την ημέρα του συνεδρίου. Εξάλλου, όποιο ζήτημα-πρόβλημα αναφέρεται κατά τη διάρκεια του συνέδριου τείνει να συγκεντρώνει περισσότερη προσοχή από ότι του αρμόζει και να δημιουργεί διχασμούς.
Οργάνωση Συνεδρίου: Τι πρέπει να Κάνετε και τι Όχι
1. Προσδιορισμός σκοπού και επιμέρους στόχων συνεδρίου
Δώστε σε όλους τους συμμετέχοντες τη δυνατότητα να ενασχοληθούν δημιουργικά με το περιεχόμενο και τη δομή του συνεδρίου, έτσι ώστε να μάθουν και να διασκεδάσουν.
2. Προσδιορισμός χρονικού πλαισίου
Δημιουργήστε μία λίστα προτεραιοτήτων σχετικά με το τι ακριβώς πρέπει να γίνει, πότε και από ποιον. Αυτό το είδος του προγραμματισμού θα βοηθήσει την επιχείρησή σας να ανταπεξέλθει πιο αποτελεσματικά στις απαιτήσεις του συνεδρίου. Ο χρόνος που έχετε στη διάθεσή σας χρειάζεται προσεκτική και ρεαλιστική διαχείριση, έτσι ώστε η οργάνωση να τεθεί σε σωστές βάσεις. Να έχετε πάντα κατά νου πως τίποτα δεν είναι όσο εύκολο δείχνει και πως όλες οι δραστηριότητες διαρκούν πολύ περισσότερο από το αναμενόμενο.
3. Προσδιορισμός εξόδων και εσόδων
Ο προσδιορισμός ενός προσεκτικά σχεδιασμένου προϋπολογισμού είναι ζήτημα ζωτικής σημασίας για κάθε επιτυχημένο συνέδριο. Ο αρχικός προϋπολογισμός θα πρέπει να επανεξετάζεται περιοδικά, έτσι ώστε να αντανακλά οποιεσδήποτε αλλαγές αναφορικά με τον αριθμό των συμμετεχόντων, τις προσκλήσεις κλπ. Ο συνεχής έλεγχος είναι αναγκαίος, έτσι ώστε να αποφευχθεί η αύξηση των περιττών εξόδων. Σιγουρευτείτε πως υπάρχει ΕΝΑ άτομο εμπιστοσύνης που μπορεί να αναλάβει τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση του προϋπολογισμού όλων των χρηματοοικονομικών υποχρεώσεων που αφορούν στο συνέδριο.
4. «Αποτυπώστε τα πάντα γραπτώς!»
Είναι σημαντικό όλα τα στοιχεία των συμμετεχόντων και των προσκεκλημένων να είναι λεπτομερώς και αναλυτικά καταγεγραμμένα και να γίνεται αποτελεσματικό follow-up με έγγραφη επιβεβαίωση. Από τη στιγμή που όλες οι επιβεβαιώσεις είναι γραπτές, μπορούμε να αποφύγουμε πιθανές μεταγενέστερες διενέξεις.
5. Συνεχής έλεγχος… Ξανά και ξανά!
Ποτέ μην υποθέτετε! Ελέγξτε ξανά και ξανά…Και την ημέρα του συνεδρίου ελέγξτε πάλι!
Άλλα Ουσιώδη Ζητήματα
-
- Σιγουρευτείτε πως οι ημερομηνίες του συνεδρίου σας δε συμπίπτουν χρονικά με άλλες μεγάλες δημόσιες εκδηλώσεις.
- Μη συμβιβάζεστε όσον αφορά στην ποιότητα του φαγητού και ποτού.
- Ελέγξτε την ποσότητα του αλκοόλ που καταναλώνεται.
- Βεβαιωθείτε ότι η ποσότητα αλκοόλ που σερβίρεται είναι βάσει προϋπολογισμού και δεν ξεπερνάει τα όρια που ετέθησαν.
- Φέρετε εις πέρας όλες τις προγραμματισμένες δραστηριότητες.
- Μην παραλείψετε να δώσετε προσοχή στα χαρακτηριστικά των συμμετεχόντων (φύλο, ηλικία, κλπ) όταν οργανώνετε τις ψυχαγωγικές δραστηριότητες, τα menus, κλπ του συνεδρίου.
- Βεβαιωθείτε πως όλες οι εταιρίες catering, audio visual και ψυχαγωγικές που έχετε επιλέξει διαθέτουν πείρα σε ανάλογες εκδηλώσεις και ανάλογο επαγγελματισμό.
- Βεβαιωθείτε πως ο τόπος διεξαγωγής του συνεδρίου ικανοποιεί όλους τους επιμέρους στόχους σας: πχ. μέγεθος αίθουσας και λοιπές εγκαταστάσεις, κατηγορία ξενοδοχείων, εγγύτητα σε σχέση με οδικούς άξονες και αεροδρόμιο, κ.λπ.
- Δώστε σημασία στο είδος των δραστηριοτήτων, στα αξιοθέατα, στα εστιατόρια και στους τόποι ψυχαγωγίας που υπάρχουν διαθέσιμα στην περιοχή του συνεδρίου, έτσι ώστε να συμπεριληφθούν στο πρόγραμμα προσφέροντας ποικιλία επιλογών και διατηρώντας το ενδιαφέρον των συμμετεχόντων.
- Αφήστε τους συμμετέχοντες σας να μαντεύουν διαρκώς την επόμενη φάση…. Έτσι, σας εγγυόμαστε πως δε θα πλήξουν.
1) Ποτέ μην υποθέτετε! Ελέγξτε ξανά και ξανά…Και την ημέρα του συνεδρίου ελέγξτε πάλι!
2) Είναι πολύ σημαντικό οι franchisees να γνωρίζουν εκ των προτέρων την ακριβή ημερομηνία και τον τόπο διεξαγωγής του συνεδρίου. Έτσι, μπορούν να συνεισφέρουν ουσιαστικά στη διοργάνωση του συνεδρίου και να νιώθουν ενεργά μέλη του συστήματος franchise.
3) Είναι σημαντικό να αισθάνονται οι franchisees ελεύθεροι να κινηθούν και να μιλήσουν. Είναι λοιπόν σκόπιμο να ελαχιστοποιείται ο ρόλος του franchisor.
Οργάνωση Συνεδρίου
Ο έγκαιρος προγραμματισμός ενός ετήσιου συνεδρίου πρέπει να ξεκινά αμέσως μετά την ολοκλήρωση του προηγούμενου. Αυτήν την περίοδο, όπου όλα είναι ακόμα πρόσφατα στη μνήμη μας, υπάρχει η δυνατότητα να αναλυθεί τι πήγε καλά και τι όχι και μπορούμε να θέσουμε σε εφαρμογή ιδέες που πιθανώς προέκυψαν.
Είναι εύλογο πως τα συνέδρια πρέπει να γίνονται κάθε χρόνο την ίδια εποχή. Ο Μάρτιος, γενικότερα, θεωρείται καλός μήνας για διοργάνωση συνεδρίων franchise. Στην αρχή κάθε νέας χρονιάς υπάρχει πάντα περισσότερη όρεξη και ζήλος για δουλειά. Μία ημερομηνία συνεδρίου που θα προγραμματιστεί πριν το τέλος του λογιστικού έτους συμβάλει στον καλύτερο προγραμματισμό όλων των δραστηριοτήτων.
Θα πρέπει όλοι οι franchisees να παίρνουν ενεργό μέρος στην οργάνωση κάθε συνεδρίου Franchise. Συνήθως 3 meetings είναι απαραίτητα προκειμένου να μοιραστούν κάποιες βασικές αρμοδιότητες μεταξύ των στελεχών και των franchisees σχετικά με τα καταλύματα και τα ζητήματα προμηθειών. Όσα θέματα σχετίζονται με τη μετακίνηση των καλεσμένων αναθέτονται τις περισσότερες φορές σε εξωτερικό γραφείο.
Ο τόπος διεξαγωγής του συνεδρίου πρέπει να είναι οικονομικά προσιτός και εύκολος στην πρόσβαση. Είναι σύνηθες η επιλογή της τοποθεσίας να εξαρτάται και από την έδρα των επιχειρήσεων των franchisees. Πρέπει να διασφαλίζεται η όσο το δυνατόν μεγαλύτερη προσέλευση των υφιστάμενων franchisees, χωρίς να παραμελούνται οι προτιμήσεις των υπόλοιπων συνεργατών και προσκεκλημένων.
Χρηματοδότηση Συνεδρίου
Η χρηματοδότηση ενός συνεδρίου αποτελεί κρίσιμο ζήτημα για πολλά συστήματα franchise. Ποιος, δηλαδή, πληρώνει τα έξοδα που συνεπάγεται η παρουσία των franchisees και όλων των υπόλοιπων προσκεκλημένων; Η διοίκηση επιθυμεί να παρευρεθούν όλοι οι καλεσμένοι για να θεωρηθεί πετυχημένο το συνέδριο, αλλά γρήγορα διαπιστώνεται πως κάτι τέτοιο είναι συνήθως αδύνατο.
Στα μεγάλα δίκτυα η χρηματοδότηση του συνεδρίου (πλην μετακινήσεων και διαμονής) καλύπτεται συνήθως από πόρους του marketing. Από αυτήν την άποψη, η απόφαση για τους franchisees είναι δεδομένη, εύκολη και απλή: Δεν υπάρχει λόγος για να μην παρευρεθούν… «Use it or lose it!». Η συμβουλή μας προς κάθε Franchisor είναι να καταφέρει να χρησιμοποιήσει αποτελεσματικά τους πόρους του marketing για τη διοργάνωση του συνεδρίου.
Είναι πολύ σημαντικό οι franchisees να γνωρίζουν εκ των προτέρων (περίπου 6 μήνες πιο πριν) την ακριβή ημερομηνία και τον τόπο διεξαγωγής του συνεδρίου. Έτσι, μπορούν να συνεισφέρουν ουσιαστικά στη διοργάνωση του συνεδρίου και να νιώθουν ενεργά μέλη του συστήματος franchise.
Περιεχόμενο Συνεδρίου
Η ετήσια διεξαγωγή των συνεδρίων συμβάλλει στην καλύτερη ικανοποίηση των προτιμήσεων και των αναγκών των καλεσμένων μας. Καταλαβαίνουμε τους καλεσμένους μας, τους προσεγγίζουμε περισσότερο αποτελεσματικά και ικανοποιούμε τις απαιτήσεις τους. Επιπρόσθετα, το feedback που συνοδεύει την ολοκλήρωση κάθε συνεδρίου τροφοδοτεί την επιχείρηση με ουσιαστικές πληροφορίες για όλο τον επόμενο χρόνο. Πιστεύουμε πως κάποια από τα πιο ουσιώδη πράγματα που θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα συνέδριο είναι τα παρακάτω:
-
- Ένα συγκεκριμένο μπλουζάκι (T-shirt), το οποίο θα το φοράνε όλοι νιώθοντας πως είναι μέλη μίας ομάδας
- Ειδικά workshops για τους franchisees
- Χρόνος για κοινωνικές συναναστροφές
- Δραστηριότητες ενδυνάμωσης των δεσμών της ομάδας
- Ομιλητές με μεγάλη εμπειρία (άτομα και εκτός εταιρίας)
- Παρουσιάσεις συνεργατών
- Βραβεία για τα στελέχη της εταιρίας
- Πάρτυ, πάρτυ, πάρτυ!
Εάν το συνέδριο έχει τριήμερη διάρκεια, τότε την πρώτη ημέρα δημιουργήστε ένα θετικό κλίμα μεταξύ των franchisees: Δημιουργήστε τις κατάλληλες συνθήκες ώστε να μιλήσουν ο ένας με τον άλλον! Το βράδυ της πρώτης ημέρας συνήθως ολοκληρώνεται με ένα ανεπίσημο γεύμα, έτσι ώστε να ενδυναμώνονται οι δεσμοί της ομάδας. Η κατανάλωση αλκοόλ πρέπει να είναι περιορισμένη, έτσι ώστε να είναι όλοι παρόντες το πρωί της επόμενης. Το σύνηθες χρονοδιάγραμμα για τη 2η μέρα είναι 8 πμ με 3 μμ, ενώ το απόγευμα είναι ελεύθερο. Οι συμμετέχοντες έχουν ένα 30λεπτο διάλλειμα για πρωινό καφέ και 45 λεπτά διάλλειμα για φαγητό.
Υπάρχει ένα όριο στο μέγεθος της πληροφορίας που οι συμμετέχοντες μπορούν να αφομοιώσουν σε μία διάλεξη. Εάν τα “sessions” είναι ενδιαφέροντα, τότε οι συμμετέχοντες θα τα συζητήσουν και εκτός συνεδρίου. Προσπαθήστε πάντα να αφήνετε 15 λεπτά μεταξύ των “sessions”, έτσι ώστε να καλύπτονται απορίες και να συζητούνται ιδέες.
Γενικότερα, η δεύτερη μέρα του συνεδρίου προσφέρεται για ομαδικές δραστηριότητες, που σκοπό έχουν να χτίσουν σχέσεις εμπιστοσύνης μεταξύ των συμμετεχόντων. Μικρά κουίζ και παιχνίδια σχετικά με την επιχείρηση και τις δραστηριότητές της ενισχύουν το ενδιαφέρον και αυξάνουν την πληροφόρηση.
Το δέσιμο της ομάδας είναι κάτι ιδιαίτερα σημαντικό. Οι franchisees εργάζονται συνήθως απομονωμένα ο ένας από τον άλλο, με αποτέλεσμα να μην επικοινωνούν μεταξύ τους. Το συνέδριο είναι μία καλή ευκαιρία για τους Franchisees να βελτιώσουν τις μεταξύ τους σχέσεις. Εάν δε, αυτό συνδυάζεται με κάποια βραβεία-τρόπαια (πχ. ταξίδια κλπ), τότε το κλίμα είναι ιδιαίτερα ευχάριστο. Η εμπειρία έχει αποδείξει, μάλιστα, πως τέτοιες καταστάσεις έχουν την ικανότητα να αυξάνουν ακόμα και τις πωλήσεις!
Παρουσιάσεις
Σε κάθε συνέδριο προσπαθήστε να ελαχιστοποιείτε το ρόλο του franchisor, έτσι ώστε να μην είναι συνεσταλμένοι οι καλεσμένοι και να μη νιώθουν πως «ελέγχονται». Είναι σημαντικό να αισθάνονται οι franchisees ελεύθεροι να κινηθούν και να μιλήσουν.
Για παράδειγμα, εάν θέλουμε να παρουσιάσουμε ένα καινούργιο προϊόν, δεν θα μιλήσουμε για ποιους λόγους είναι «καλό και ωραίο». Θα πρέπει να το έχουμε ήδη προωθήσει στους franchisees, έτσι ώστε να έχει δοκιμαστεί πιλοτικά στην υφιστάμενη αγορά. Στη συνέχεια, θα ζητηθεί από τους franchisees να παρουσιάσουν μία ομιλία στο συνέδριο σχετικά με τα αποτελέσματα. Στο συνέδριο μπορεί να συζητηθεί τι ακριβώς έγινε, τι εφαρμόστηκε και ποια ήταν τα αποτελέσματα: ποιες ήταν οι αντιδράσεις των καταναλωτών, ποια ήταν η επίδραση στις πωλήσεις, άξιζε η προσπάθεια όσον αφορά στην κερδοφορία, υπάρχουν δυσκολίες, και αν ναι, πως αυτές μπορούν να ξεπεραστούν, κλπ;
Η παρουσίαση ιδεών και απόψεων υφιστάμενων franchisees σε άλλους υποψήφιους, είναι ιδιαίτερα σημαντική γιατί ενθαρρύνει τους τελευταίους να επενδύσουν άμεσα στο σύστημα franchise. Φυσικά, εάν πρόκειται για κάποιο μη επιτυχημένο franchise concept όλες οι προσπάθειες θα μείνουν άκαρπες. Αντιθέτως, τα επιτυχημένα franchise concepts είναι εκείνα που θα κερδίσουν έδαφος από μία τέτοιου είδους παρουσίαση.
Οι παρουσιάσεις των συνεργατών διαρκούν περίπου 15 λεπτά. Οι franchisees θέλουν να γνωρίζουν συγκεκριμένα γεγονότα και αριθμούς σχετικά με τα συστήματα Franchise στα οποία επρόκειτο να επενδύσουν. Θέλουν να νιώθουν πως είναι σημαντικοί για τους συνεργάτες τους, και πως υπάρχουν ουσιαστικές σχέσεις εμπιστοσύνης.
Η πρόσληψη εξωτερικών συνεργατών συμβάλλει στη διαρκή υποστήριξη των franchisees. Για αυτό ακριβώς το λόγο, τέτοιου είδους προσλήψεις συμβαίνουν συχνά εν όψει franchise συνεδρίων. Ο σκοπός είναι να βοηθηθούν οι franchisees, ούτως ώστε να μπορούν να αντιμετωπίζουν τις επιχειρήσεις τους από μία άλλη οπτική γωνία. Δεν αρκεί μία γενική παρουσίαση γνώσεων και προτάσεων από τους εξωτερικούς συνεργάτες. Αντιθέτως, απαιτούνται εξειδικευμένες προτάσεις για το σύστημα Franchise. Είναι αναγκαίο οι εξωτερικοί συνεργάτες, οι franchisees και οι πελάτες να έχουν ήδη συναντηθεί και ανταλλάξει απόψεις περίπου τρεις εβδομάδες πριν από το συνέδριο. Αυτό που ουσιαστικά πρέπει να υλοποιηθεί είναι η μετάδοση ιδεών πλήρως εφαρμόσιμων για τις επιχειρήσεις των franchisees.
Λοιπά Θέματα
Μερικές φορές είναι πιθανό να έρθουμε αντιμέτωποι με κάποια δυσάρεστα ζητήματα κατά τη διεξαγωγή των συνεδρίων. Για αυτό το λόγο, συνίσταται, για μία ακόμη φορά, η πρόσληψη κάποιου εξωτερικού συνεργάτη, ούτως ώστε να διασφαλιστεί η επιτυχία του συνεδρίου. Ο εξωτερικός συνεργάτης αναλαμβάνει να συντονίσει ζητήματα που σχετίζονται με τη διεξαγωγή του συνεδρίου. Μία από τις δραστηριότητες που αναθέτει ο εξωτερικός συνεργάτης στο προσωπικό είναι η καταγραφή όλων των επιθυμητών θεμάτων που πρέπει να συζητηθούν στο συνέδριο. Η διαδικασία είναι απλή. Όλα τα θέματα καταγράφονται, ιεραρχούνται βάσει σπουδαιότητας και επιλέγονται εκείνα που αξίζει να αναλυθούν. Η υιοθέτηση μίας τέτοιας μεθόδου συμβάλει και στην αποτελεσματική σύνταξη των εβδομαδιαίων “newsletters”, τα οποία είναι απαραίτητα για την σωστή ενημέρωση όλων των ομάδων ενδιαφερομένων.
Οφέλη Καθ’ Όλη τη Διάρκεια του Χρόνου
Τα ετήσια συνέδρια δεν είναι απλά ετήσιες συγκεντρώσεις. Αποτελούν ουσιαστικές πηγές πληροφόρησης για την εταιρεία για όλο το χρόνο. Τα συνέδρια δίνουν σημαντικές πληροφορίες σχετικά τις επιχειρήσεις τους και τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν.
Κατά τη διάρκεια των συνεδρίων, συνιστάται να κρατούνται σημειώσεις. Χρησιμοποιούνται οι πληροφορίες από τις παρουσιάσεις και τα διαγράμματα για να σημειωθεί οποιαδήποτε πρόταση ή/και σκέψη. Όλες οι σημειώσεις πρέπει να καθαρογράφονται μετά το τέλος του συνεδρίου, έτσι ώστε να υπάρχουν συγκεντρωμένα όλα τα στοιχεία. Το μέγεθος της πληροφορίας είναι ιδιαίτερα μεγάλο και ενσωματώνεται σταδιακά στα εβδομαδιαία “newsletters”, έτσι ώστε να μπορεί να επεξεργάζεται πιο εύκολα και πιο αποτελεσματικά από τους franchisees.
Για παράδειγμα, ένα franchise concept στην αγορά του καφέ είναι προτιμότερο να αναφερθεί και να συζητηθεί σε ένα συνέδριο όταν αυτό είναι προγραμματισμένο για τις αρχές του χειμώνα, γιατί τότε οι συμμετέχοντες είναι πιο δεκτικοί από ότι την περίοδο του καλοκαιριού. Το ζήτημα είναι να «συλλαμβάνεις» την πληροφορία όταν είναι ακόμα πρόσφατη, και να την χρησιμοποιείς όταν χρειάζεται…
Η 100% συμμετοχή σε ένα συνέδριο είναι δυστυχώς αδύνατη. Είναι βέβαιο πως οι συμμετέχοντες θα έχουν ποικίλες υποχρεώσεις στις οποίες θα πρέπει να παρευρεθούν (γάμοι, προγραμματισμένα ταξίδια, κλπ). Η συμμετοχή περίπου στο 95% πρέπει να αποτελεί ένα χαρμόσυνο γεγονός για κάθε διοργανωτή. Το σημαντικότερο είναι, όμως, πως θα πρέπει η πληροφορία που συγκεντρώθηκε από το συνέδριο να χρησιμοποιηθεί προς όφελος και του 100% των franchisees. Άλλωστε η έννοια του franchise σχετίζεται και με την αποτελεσματική διάχυση των πληροφοριών στο σύστημα.
Photos Via Flickr: Dale Carnegie Awards Night